Wie sieht es in Ihrem E-Mail-Posteingang aus? Die meisten von uns haben einen Posteingang, in dem sich Updates, Aufgaben und jede Menge Müll ansammeln, den wir gar nicht lesen. Ja, der Newsletter, für den Sie sich 2008 angemeldet haben, kommt immer noch an. Während wir schon genug E-Mail Themen zu bewältigen haben, helfen uns Kollegen und Kontakte, die eine Lektion in Sachen E-Mail-Etikette benötigen und schlechte Gewohnheiten haben, oft nicht weiter. Wir alle kennen einige Übeltäter, deren E-Mails alle anderen im Büro in den Wahnsinn treiben.
Werfen Sie einen Blick auf einige der schlimmsten E-Mail-Sünder und erfahren Sie, wie Sie mit ihnen umgehen können.
1. Die Person, die alle mit CC versieht
Manchmal erhalten Sie eine wichtig aussehende E-Mail von Ihrem Chef mit vielen Informationen, nur um dann festzustellen, dass sie für Sie nicht relevant ist und etwa 20 andere Personen in der gleichen CC-Liste stehen. Noch schlimmer ist es, wenn die ebenso irrelevanten Antworten von denjenigen eintreffen, die auf “Allen antworten” geklickt haben.
Wenn es für jemanden nicht relevant ist oder er nicht antworten oder in irgendeiner Weise reagieren muss, spart es viel Zeit und Verwirrung, ihn einfach aus der CC-Liste zu streichen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, warum Sie in eine E-Mail aufgenommen wurden, antworten Sie direkt und fragen Sie, ob Ihr Beitrag in der E-Mail-Kette erwünscht ist, und wenn nicht, ob Sie daraus entfernt werden können.
2. Der Ein-Wort-Antworter
Haben Sie schon einmal eine Ewigkeit damit verbracht, die bestmögliche E-Mail zu verfassen, und die Antwort, die Sie erhalten, lautet dann “ok”? Das kann extrem frustrierend sein und Ihnen das Gefühl geben, dass man sich nicht um Sie kümmert. Führungskräfte und Direktoren sind besonders anfällig für diese Art von Antworten, da sie versuchen, effizient zu sein. Hierbei handelt es sich wirklich um nervige E-Mail Gewohnheiten.
Wenn Sie ein konkretes Feedback wünschen, machen Sie dies gleich zu Beginn der E-Mail deutlich, damit es nicht übersehen werden kann. Wenn die Antwort weitere Fragen aufwirft und Sie sich unsicher fühlen, ist es vielleicht einfacher, ein Telefongespräch oder ein persönliches Gespräch mit ihnen zu führen.
3. Der immer dringende Täter
Diese Täter sind ein Paradebeispiel für den Jungen, der den Wolf rief. Sie kennzeichnen ihre E-Mails regelmäßig als dringend, um Ihre Aufmerksamkeit zu erregen. Natürlich öffnen Sie die E-Mail in Panik, nur um festzustellen, dass es um etwas geht, das überhaupt nicht dringend ist.
Schon bald fangen Sie an, die dringenden E-Mails zu ignorieren, weil Sie den Verdacht haben, dass sie gar nicht dringend sind, was zu Problemen führen könnte, wenn sie jemals etwas Dringendes senden müssen.
Um mit Dringlichkeitssündern umzugehen, sollten Sie ihnen erklären, dass Sie zwar verstehen, dass ihre Projekte Priorität haben, sie aber eine E-Mail nur dann als dringend kennzeichnen sollten, wenn es sich wirklich um einen Notfall handelt.
4. Der E-Mail-Vollstrecker
Der E-Mail-Vollstrecker ist die Person, die Ihnen eine E-Mail schickt und dann sofort auftaucht, um Ihnen alles über die E-Mail, die sie Ihnen gerade geschickt hat, und die darin enthaltenen Informationen zu erzählen. Sie sind das Äquivalent zu den Eltern eines Teenagers, die an die Tür klopfen, nachdem sie sich bereits Zutritt zum Zimmer verschafft haben.
Das kann zwar sehr ärgerlich sein, aber die beste Reaktion ist, geduldig zuzuhören, was sie zu sagen haben, es zu wiederholen, damit sie wissen, dass Sie es verstehen, und dann vorzuschlagen, dass sie das nächste Mal einfach zu Ihnen kommen und mit Ihnen sprechen, anstatt auch noch Zeit mit dem Schreiben einer E-Mail zu verschwenden.
5. Der Geist
Sie kennen diese Geister, die einfach verschwinden, wenn Sie sich verabredet haben, aber es gibt auch das Pendant im Büro. Die E-Mail-Geister sind in der Regel bei Besprechungen und im Büro sehr nett, aber sie antworten einfach nicht auf Ihre E-Mails. Insbesondere für effizientes Arbeiten ist sind diese E-Mail Gewohnheiten nur schwer zu schlucken.
Das kann zwar extrem frustrierend sein, aber Sie sollten es vermeiden, sie in der Teestube zu konfrontieren und zu fragen, warum sie sich nicht gemeldet haben. Wenn Sie etwas besprochen haben, bitten Sie sie stattdessen, Ihnen beim nächsten Mal eine kurze Antwort zu schicken, in der sie bestätigen, dass sie Ihre E-Mail gesehen und verstanden haben.
6. Die Person, die ihren Auto-Responder nicht ausschaltet
Das Einschalten Ihres Auto-Responders kann sehr befriedigend sein. Normalerweise bedeutet das, dass Sie sich auf den Weg machen, um sich zu amüsieren, so dass Sie alle wissen lassen müssen, dass Sie im Urlaub sind, während sie auf der Arbeit festsitzen.
Wenn Sie jedoch wieder im Büro sind und Ihren Auto-Responder eingeschaltet lassen, wirken Sie wie ein Idiot. Auch für Ihre Kollegen und Kunden ist das sehr ärgerlich.
Wenn Sie bemerken, dass jemand vergessen hat, seine automatische E-Mail-Antwort abzuschalten, schicken Sie ihm eine höfliche Antwort, um ihn darüber zu informieren.
7. Der Großbuchstaben-Sünder
EINE E-MAIL, DIE MIT GROSSBUCHSTABEN GESCHRIEBEN IST, WIRKT SEHR AGGRESSIV. Wenn Sie eine solche E-Mail erhalten, denken Sie natürlich, dass die Person, die sie verschickt, extrem wütend ist. Unabhängig von der Stimmung ist das Schreiben in Großbuchstaben unprofessionell und unangebracht. Hierbei handelt es sich wirklich um einer der nervigsten E-Mail Gewohnheiten, die es du unterlassen gilt.
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