Verbesserung der Workflow-Effizienz: Empfinden Sie Ihre Arbeit als repetitiv und eintönig? Haben Sie das Gefühl, dass Sie nicht weiterkommen, ohne etwas anderes oder Neues zu tun? Dann ist es vielleicht an der Zeit, darüber nachzudenken, wie Sie die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe verbessern können. Heutzutage gibt es viele Tools, die uns dabei helfen, unsere Prozesse zu rationalisieren und mehr in kürzerer Zeit zu erledigen. In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen die wichtigsten Tools vor, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern können. Beginnen wir mit der Liste.
Ein Planer
Ein Planer ist ein unverzichtbares Hilfsmittel, das die meisten Menschen verwenden, um sich zu organisieren und ihre Aufgaben zu erledigen. Wir alle wissen, wie leicht uns die täglichen Aufgaben durch die Lappen gehen können, aber ein einfacher Planer hilft Ihnen, sich auf Ihre Ziele zu konzentrieren.
Wenn Sie etwas suchen, das mehr Funktionen bietet als die meisten Textverarbeitungsprogramme, können Sie es mit einem Projektmanagement-Tool wie Podio versuchen. Damit können Sie Ihre Aufgaben einfach verwalten und behalten den Überblick über alle Dinge, die gerade in Arbeit sind oder erledigt werden müssen. Podio verfügt außerdem über eine umfangreiche Bibliothek mit Vorlagen, so dass Sie, wenn Sie etwas Bestimmtes zu tun haben, mühelos das finden, was Sie brauchen, und loslegen können.
CRM
Customer Relationship Management-Tools eignen sich hervorragend, um den Überblick über Ihre Kunden und deren Bedürfnisse zu behalten. Mit dieser CRM-Software von IRIS behalten Sie den Überblick über alle Interaktionen mit Ihren Kunden, einschließlich aller Notizen oder Rückmeldungen, die diese Ihnen gegeben haben. So haben Sie von der ersten Interaktion bis zum Verkaufsabschluss alles im Blick.
Mit dieser Software können Sie sicherstellen, dass nichts verloren geht und dass Ihre Kunden mit der Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen zufrieden sind. Sie hilft auch dabei, wichtige Informationen wie die Kontaktdaten des Kunden oder sogar wichtige Informationen über den Auftrag selbst zu speichern.
Kalendersystem
Stellen Sie sicher, dass Sie über ein Kalendersystem verfügen, das Ihnen hilft, den Überblick über Ihre täglichen Aufgaben zu behalten. So können Sie sicherstellen, dass nichts übersehen wird und Sie immer genau wissen, bis wann Sie etwas erledigen müssen. Sie können dies entweder mit Stift und Papier tun oder digital mit Software wie Google Calendars oder anderen.
Das Beste daran ist, dass Sie diese Kalender mit anderen Personen in Ihrem Büro gemeinsam nutzen können, so dass Sie sich keine Sorgen mehr machen müssen, dass Sie eine Besprechung oder einen Termin vergessen und jemand anderes die falschen Informationen erhält und Fehler macht. Auch bei der Arbeit an Projekten, an denen mehrere Parteien beteiligt sind, ist diese Funktion hilfreich, da sie sicherstellt, dass jeder weiß, was er bis wann zu tun hat.
Time Tracker
Wenn Sie feststellen, dass es zwischen den Mitarbeitern zu vielen Missverständnissen darüber kommt, wer was wann macht, ist es vielleicht an der Zeit, die Arbeitsstunden der Mitarbeiter zu erfassen. Dazu können Sie eine App verwenden, die aufzeichnet, wie viel Zeit jede Person im Laufe des Tages mit bestimmten Aufgaben verbringt. Das Beste daran ist, dass Sie sofort erkennen können, wenn jemand zu lange für eine Aufgabe braucht oder zu viel Zeit für eine andere aufwendet, und das Problem angehen können, bevor es unüberschaubar wird.
Dies ermöglicht ein ehrlicheres Verhältnis zwischen den Mitarbeitern; sie müssen sich keine Sorgen mehr machen, dass sie bei ineffizienten Tätigkeiten “ertappt” werden, weil es jetzt ein System gibt, das zeigt, wo jeder seine Zeit verbringt.
Cloud-Speicher
Wenn Ihr Unternehmen wächst und die Verwaltung von Dateien zu viel wird, ist es vielleicht an der Zeit für eine Cloud-Speicherung. Damit können Sie von überall auf der Welt darauf zugreifen, solange eine Internetverbindung verfügbar ist. Sie können auch Dokumente oder Ordner für andere Mitarbeiter freigeben, so dass jeder mitbestimmen kann, was wohin kommt und wer Zugriff auf bestimmte Informationen benötigt.
Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass jeder, der Zugriff benötigt, diesen auch erhält und nicht außen vor bleibt. Auch die Verwaltung von Informationen wird dadurch wesentlich einfacher. Sie müssen sich nicht mehr darum kümmern, wo die Mitarbeiter ihre Dateien speichern oder welches Gerät sie verwenden. Sie können sich von jedem beliebigen Webbrowser aus in Ihr Konto einloggen und sich um die Angelegenheiten kümmern.
Automatisierungs-Apps
Wenn Sie feststellen, dass bestimmte Aufgaben oder Informationen den ganzen Tag über wiederholt werden müssen, ist es vielleicht an der Zeit für Automatisierungs-Apps. Diese sparen eine Menge Zeit und Energie, indem sie z. B. Notizen während eines Telefonats machen, die von Ihrem Unternehmen versendeten E-Mails verfolgen, die Social-Media-Konten auf Twitter/Facebook/etc. aktualisieren, Besprechungen mit Kunden ansetzen, Kalender aktualisieren und vieles mehr.
Fazit: Verbesserung der Workflow-Effizienz
Dies kann mithilfe von Apps geschehen, die es Ihnen ermöglichen, viele Aufgaben zu automatisieren, die zwar erledigt werden müssen, aber nicht unbedingt Ihren direkten Einsatz während des Tages erfordern. Das Beste daran ist, dass Sie, wenn Sie etwas manuell hinzufügen müssen, nur einen Klick brauchen und schon sind Sie wieder auf dem Laufenden. Sie sollten sicherstellen, dass Sie über alle notwendigen Tools verfügen, um die Effizienz zu steigern. Nutzen Sie diese Apps, Zeiterfassungsgeräte, Kalender und Cloud-Speicher, damit nichts verloren geht, und machen Sie Ihre Mitarbeiter glücklich, indem Sie ihnen bei Bedarf Zugang gewähren.
Wir hoffen Ihnen in diesem Artikel das Thema “Verbesserung der Workflow-Effizienz” etwas näher gebracht zu haben. Schauen Sie auch auf egofive vorbei, wenn Sie verschiedene Persönlichkeitstest machen wollen, wie z.B. den Big-5-Test oder deine Love Languages. Erfahren Sie außerdem hier mehr darüber, was man bei einer Scheidung bzgl. seiner Arbeit beachten sollte.